Urlop wychowawczy – kod 121 czy 122? Który wpisać i kiedy

Podczas rozliczania urlopu wychowawczego pojawia się pytanie: wpisać kod 121 czy 122? Kod 121 stosuje się, gdy pracownik korzysta z urlopu wychowawczego w pełnym wymiarze, natomiast 122 dotyczy urlopu udzielanego na część etatu. Wybór właściwego kodu ma znaczenie dla poprawności dokumentacji kadrowo-płacowej.

Czym jest urlop wychowawczy i kto może z niego skorzystać?

Urlop wychowawczy to niepłatna przerwa w pracy, którą może otrzymać pracownik sprawujący opiekę nad dzieckiem. Z takiej możliwości mogą skorzystać zarówno matka, ojciec, jak i opiekun prawny lub faktyczny dziecka. Uprawnienie do urlopu wychowawczego przysługuje osobom zatrudnionym na umowę o pracę, które mają co najmniej 6-miesięczny staż pracy, bez względu na liczbę przepracowanych godzin i rodzaj umowy o pracę.

Wymiar urlopu wychowawczego wynosi maksymalnie 36 miesięcy na dziecko. Jeden miesiąc urlopu przysługuje wyłącznie drugiemu z rodziców lub opiekunów i nie może być przeniesiony na drugiego rodzica, co reguluje art. 186 §3 Kodeksu pracy. Urlop wychowawczy można wykorzystać jednorazowo lub podzielić na maksymalnie pięć części. Z urlopu mogą korzystać jednocześnie dwie osoby, pod warunkiem że łączny czas wykorzystania nie przekroczy dostępnego limitu.

Urlop wychowawczy przysługuje wyłącznie osobom zatrudnionym na umowie o pracę, a okres jego trwania wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze, w tym uprawnienia emerytalne. Skorzystanie z tego urlopu nie prowadzi do wypowiedzenia umowy ani rozwiązania stosunku pracy. Pracownik w trakcie urlopu wychowawczego korzysta ze szczególnej ochrony przed zwolnieniem z pracy.

Co oznaczają kody 121 i 122 w kontekście urlopu wychowawczego?

Kody 121 i 122 są kodami świadczenia/przerwy stosowanymi przy zgłaszaniu urlopu wychowawczego do ZUS. Umożliwiają one prawidłową ewidencję okresu urlopu w systemach kadrowo-płacowych oraz dokumentacji ubezpieczeniowej. Kod 121 jest stosowany w przypadku korzystania z urlopu wychowawczego przez kobietę (matkę), natomiast kod 122 – przez mężczyznę (ojca lub opiekuna prawnego dziecka). Oba kody przypisane są do urlopu wychowawczego (kat. przerwy 13), jednak różnicują płeć osoby przebywającej na tym urlopie.

Prawidłowe stosowanie kodu umożliwia ZUS-owi poprawną identyfikację osoby korzystającej z uprawnienia oraz właściwe rozliczenie okresów ubezpieczeniowych związanych z urlopem wychowawczym. Wprowadzenie błędnego kodu może prowadzić do nieprawidłowości w rozliczeniach składek lub utrudnień w komunikacji z ZUS, co wiąże się z koniecznością składania dodatkowych wyjaśnień lub korekt dokumentów. Kody 121 i 122 należy stosować zarówno przy zgłaszaniu urlopu wychowawczego, jak i w trakcie jego aktualizacji, niezależnie od formy zatrudnienia rodzica czy opiekuna.

Oznaczenia zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 15 grudnia 2010 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych, gdzie precyzyjnie wskazano, kiedy i w jakiej konfiguracji każdy z kodów należy stosować. W praktyce problemy pracodawców i działów kadr najczęściej dotyczą zamiennego lub błędnego użycia tych kodów, szczególnie przy rodzinach patchworkowych oraz adopcji dziecka, gdzie konieczne jest dokładne przestrzeganie wyznaczonych zasad ze względu na przepisy ZUS.

Kiedy należy użyć kodu 121, a kiedy 122 przy zgłaszaniu urlopu wychowawczego?

Kod 121 stosuje się przy zgłaszaniu urlopu wychowawczego w przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, którzy korzystają z urlopu wychowawczego na pierwsze dziecko. Kod 122 należy wpisać, gdy pracownik korzysta z urlopu wychowawczego na kolejne dziecko, jeśli już wcześniej wykorzystywał urlop wychowawczy na inną pociechę.

Różnicę między kodami 121 i 122 najczęściej uwzględnia się podczas wypełniania dokumentów przekazywanych do ZUS w związku z przerwą w pracy z powodu urlopu wychowawczego. Kod 121 przypisany jest do pierwszego urlopu wychowawczego, natomiast 122 do kolejnych urlopów z tego tytułu bez względu na ich długość i łączny wymiar.

W przypadku zmiany dziecka, na które udzielany jest urlop wychowawczy – nawet jeśli przerwa pomiędzy urlopami była niewielka – należy pamiętać o poprawnym przypisaniu kodu, zgodnie z zamieszczonym poniżej zestawieniem:

Prawidłowe zastosowanie tych kodów ułatwia rozliczenie okresów składkowych i nieskładkowych w ZUS oraz wpływa na poprawność naliczania i ewidencjonowania uprawnień rodzicielskich pracownika. W razie wątpliwości należy zawsze sprawdzić, czy dany urlop wychowawczy jest pierwszym takim okresem w historii zatrudnienia danej osoby.

Jak poprawnie wpisać kod 121 lub 122 w dokumentach ZUS?

Kod 121 lub 122 wpisuje się w odpowiednim polu dokumentów ZUS ZUS Z-3, ZUS Z-3a lub ZUS RCA, zawsze odnosząc się do okresów korzystania z urlopu wychowawczego przez pracownika. Kod 121 stosuje się w przypadku pierwszego pracodawcy zgłaszającego urlop wychowawczy lub jeśli dane zgłoszenie dotyczy pierwszego dziecka, natomiast kod 122 przeznaczony jest dla kolejnych pracodawców lub kolejnych dzieci w rodzinie. Wypełniając dokument, kod należy wpisać w polu „kod świadczenia/przerwy”, koniecznie zachowując prawidłowe daty początku i końca urlopu w odpowiednich rubrykach – ZUS zwraca szczególną uwagę na zgodność tych pól.

Przy wypełnianiu dokumentów elektronicznych w programie Płatnik lub na Platformie Usług Elektronicznych ZUS, należy dodatkowo upewnić się, że wybrany kod jest zgodny z profilem ubezpieczonego – dotyczy to również korekt składek (raportów RCA/ZUA). Brak zgodności kodu z faktyczną sytuacją pracownika skutkuje wezwaniem do korekty lub nawet sankcjami administracyjnymi. W przypadku niejasności można sprawdzić odpowiednie wytyczne w „Poradniku ZUS dla płatników składek”, gdzie znajdują się oficjalne informacje dotyczące stosowania kodów 121 i 122 oraz wzory prawidłowo wypełnionych dokumentów.

Jakie są najczęstsze błędy przy wyborze kodu urlopu wychowawczego?

Najczęstsze błędy przy wyborze kodu urlopu wychowawczego dotyczą mylenia kodów 121 i 122 oraz niewłaściwego ich stosowania względem osoby, której dotyczy wniosek. Pracodawcy często zgłaszają fakt korzystania z urlopu wychowawczego niepoprawnym kodem w ZUS ZUA lub ZUS ZCNA, co skutkuje błędnym wykazaniem uprawnień i podstaw do składek.

Do pomyłek dochodzi także podczas ustalania, czy kod 121 należy przypisać bezpośrednio osobie korzystającej z urlopu wychowawczego, czy członkowi rodziny zgłaszanemu jako współubezpieczony. Bardzo często zdarza się również, że zamiast kodu 122 (zgłoszenie dla członka rodziny w przypadku urlopu wychowawczego ubezpieczonego) wpisywany jest ponownie kod 121, co prowadzi do nieprawidłowej rejestracji okresów ubezpieczeniowych.

Częstym problemem jest także nieuwzględnianie zmiany kodu w okresie trwania urlopu – na przykład po przejściu na urlop drugiego rodzica lub po skróceniu bądź rozszerzeniu okresu ochrony. Brak aktualizacji kodu skutkuje rozbieżnością danych w systemie ZUS, co z kolei może prowadzić do trudności przy ustalaniu uprawnień pracownika do świadczeń lub emerytury. Dlatego należy zwracać uwagę na prawidłowe przyporządkowanie kodu do aktualnej sytuacji osoby korzystającej z urlopu.

Czy wybór kodu ma wpływ na prawo do zasiłku lub inne świadczenia?

Wybór kodu urlopu wychowawczego (121 lub 122) nie ma bezpośredniego wpływu na prawo do zasiłku macierzyńskiego lub zasiłku wychowawczego, ponieważ za okres urlopu wychowawczego z zasady nie przysługuje żadne z tych świadczeń. Kody te służą jedynie poprawnemu oznaczeniu przerwy w zatrudnieniu w dokumentach zgłoszeniowych do ZUS. Jednak wybór niewłaściwego kodu może prowadzić do błędów w raportach oraz konieczności ich korekty po wezwaniu ze strony ZUS.

Szczególnie istotne są kwestie dotyczące innych uprawnień, na przykład ubezpieczenia zdrowotnego. Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym, bez względu na wybrany kod, musi zostać zgłoszona przez pracodawcę do ubezpieczenia zdrowotnego, jeżeli nie ma innego tytułu do ubezpieczenia. Niewłaściwe oznaczenie kodu może w praktyce prowadzić do problemów z ewidencją ubezpieczonych lub opóźnień w realizacji świadczeń wynikających z ubezpieczenia zdrowotnego.

Kiedy pracownik kontynuuje pobieranie świadczenia rodzinnego z tytułu opieki nad dzieckiem, wybór kodu (121 czy 122) nie wpływa na decyzję organu wypłacającego, pod warunkiem spełnienia pozostałych wymogów. Kluczowe jest zachowanie ciągłości zgłoszenia do ubezpieczeń i dostarczenie odpowiednich dokumentów potwierdzających korzystanie z urlopu wychowawczego w określonym trybie.